Bijles voor de CIO: Integreer AV en IT

Voortschrijdende technologie en werkconcepten eisen een nieuwe strategische aanpak van de CIO

Als organisaties op dezelfde wijze kijken naar innovatie in de Audio en Video omgeving (AV) en het net zo gestructureerd beheren als ze het binnen het veld van de IT doen, dan kan communicatie omgezet worden in effectieve communicatie. En dat tegen lagere kosten en hogere beschikbaarheid. Als de AV omgeving nu ook nog geïntegreerd wordt met IT omgeving kan de gehele informatie- en communicatie cyclus strategisch ingezet worden. De CIO zal hier een cruciale rol moeten gaan spelen en is de katalysator in het integratieproces.

Voortschrijdende technologie
Nog geen 15 jaar geleden waren printers en scanners het domein van de IT afdeling. Faxen en kopieerapparaten behoorden echter tot het domein van de afdeling facilitaire zaken. Elke afdeling was verantwoordelijk voor de aanschaf en beheer van hun eigen apparatuur. Met de komst van een Multi Function, een apparaat dat zowel kan printen, scannen, kopiëren als faxen, rezen nieuwe vraagstukken rond de aanschaf en beheer van deze apparaten. Wie bepaalt nu welk apparaat onder welke voorwaarden aangeschaft wordt, wie is verantwoordelijk voor het beheer?

Inmiddels is het 2008 en gaat de integratie steeds verder. De grenzen vervagen tussen de traditionele IT en AV hulpmiddelen. Dit illustreren we graag nog even aan de hand van onderstaande voorbeelden.

• Projectoren hebben tegenwoordig een netwerk aansluiting en men kan direct via de projector de data benaderen in plaats van het koppelen van een laptop aan de projector,
• Systemen om vergaderzalen te reserveren zijn gekoppeld aan een centraal agenda systeem (bijvoorbeeld Microsoft Exchange),
• Datanetwerken worden ook gebruikt voor video en spraak, videoconferencing kan nu ook op basis van IT technologie (bijvoorbeeld live communication server) of in ieder geval geïntegreerd worden met de IT gebaseerde oplossingen,
• Multitouch schermen; op dit moment staat deze technologie nog wat in de kinderschoenen maar het is sterk in ontwikkeling en opkomst. Deze technologie zal het interacteren met informatie een nieuwe wending geven (van statisch naar dynamisch en interactief). Dit gaat voor bedrijven ongekende mogelijkheden bieden om met informatie om te gaan

Deze steeds verdergaande integratie roept vragen op zoals:

• Wie gaat dit beheren en hoe kan dit het beste beheerd worden
• Hoe zit het met security en wie is daar verantwoordelijk voor
• Welke technologie moet waar ingezet worden
• Hoe past de gekozen technologie in de technologische architectuur
• Hoe willen we binnen de organisatie met deze technologie werken
  

Werkconcepten
Buiten deze technologische integratie tussen AV en IT componenten zijn ook werkconcepten binnen organisaties aan het veranderen waardoor andere eisen aan het gebruik van zowel IT als AV gesteld worden. De fysieke wereld is aan het virtualiseren, zowel klanten, leveranciers als medewerkers beschikken over meer informatie en werken steeds vaker op andere manieren samen en niet meer volgens de traditionele concepten. De nieuwe manier van werken waarbij het kantoor meer als ontmoetingsplek wordt ingericht terwijl een groot deel van het inhoudelijke werk overal plaats kan vinden (onderweg, thuis of bij klanten) vereist een moderne wijze van informatiedistributie.

Digital signage, de traditionele wijze van informatie verstrekken, wordt minder zinvol als een groot deel van de medewerkers zich op een andere locatie bevindt. Zij krijgen deze informatie dan immers niet. Door het toegenomen aanbod aan informatie en de snelheid waarmee deze verandert, wordt het dus steeds belangrijker de juiste informatie op de juiste wijze aan te bieden, zowel ten aanzien van de vorm van de informatie alsook de tijd en het medium. Dit aanbieden van informatie gaat veel verder dan een website of de eerder genoemde traditionele digital signage oplossingen. Het behelst ook zaken als vidcasts, podcasts, blogs, streaming media, besteltools, vooraard info etc

Visie: een gecoördineerde IT/AV strategie
Om als organisatie op de huidige veranderingen in te spelen, is een gecoördineerde IT en AV strategie gewenst. Geredeneerd vanuit de totale behoefte en op basis daarvan worden de juiste IT en AV componenten gekozen. Technologie is hierbij een katalysator. Deze worden vervolgens aan elkaar geknoopt in een geïntegreerd netwerk welke ook als zodanig beheerd wordt, dus conform methodieken als ITIL en de daarbij behorende tools.

Tevens zorgt dit voor nieuwe mogelijkheden die beter aansluiten bij de behoefte zoals:

• Digital signage waarbij content niet slechts naar schermen in het bedrijfspand gestuurd wordt maar ook naar screensavers/tickertapes/gadgets (widgets) of mobiele telefoons van medewerkers op een andere locatie zodat iedereen de informatie krijgt,
• Interactieve verwerking en vertoning van live data uit IT systemen,
• Het ondersteunen van alle apparatuur in een ruimte door 1 afdeling, dus niet slechts IT of AV apparatuur. Hierbij kan de helpdesk ondersteuning geven op de totale omgeving in plaats van op losse onderdelen,
• Werken in virtuele omgevingen gekoppeld aan de fysieke omgeving waarbij content uit de fysieke omgeving via internet gedeeld wordt met de virtuele omgeving,
• Leeromgevingen gebaseerd op games en simulaties waarbij het IT platform gekoppeld wordt aan AV technologieën voor de weergave en beleving.
  

De rol van de CIO
Vanuit het bovenstaande wordt het duidelijk dat door de convergentie tussen IT en AV de afdeling facilities veel nadrukkelijker moet samenwerken met de afdeling IT. De CIO zal niet alleen meer kijken naar de IT omgeving maar zal ook een prominente rol gaan spelen in de audiovisuele planning en de aanschaf van de AV hulpmiddelen. Een goede CIO zal dit niet doen vanuit 2 verschillende rollen maar vanuit een geïntegreerde strategie waarin AV en IT elkaar versterken in het ondersteunen van de behoefte in de organisatie. Centraal beheer van de geïntegreerde omgeving zal in deze strategie een prominente plaats gaan innemen naast het leveren van de gewenste functionaliteit.

Economies of scope
De voordelen hiervan zijn helder. Door op een andere wijze te kijken naar IT en AV en deze te integreren vanuit innovatie in plaats van te kiezen op basis van traditionele oplossingen komen er totaal nieuwe mogelijkheden beschikbaar voor een organisatie. De organisatie krijgt meer mogelijkheden om informatie efficiënt en effectief te distribueren tegen veelal lagere beheerkosten. Ook maakt dit totaal nieuwe manieren van samenwerken mogelijk die beter passen bij de trends in de huidige organisatiestructuren en werkstijlen. De medewerkers binnen een organisatie krijgen toegang tot nieuwe mogelijkheden om te werken en hun werkstijl beter te integreren in hun leven (door de nieuwe mogelijkheden op het gebied van samenwerking wordt het eenvoudiger te werken buiten kantoor en dus ruimte te maken om bijvoorbeeld kinderen naar school te brengen en pas na de files de weg op te gaan). Tevens is er voor de medewerker een duidelijkere supportstructuur. Dit is 1 loket voor alle IT en AV vragen zodat je als medewerker niet meer hoeft te denken waar het incident onder valt. In een geïntegreerde omgeving zal dit steeds belangrijker worden. Deze support zal tevens gebaseerd zijn op Service Level Agreements (men weet dus waar men aan toe is). Tenslotte zal de beheer organisatie zal bij een geïntegreerde omgeving een eenvoudigere en makkelijker te beheren omgeving hebben. Zij kunnen immers vanuit dezelfde tools en processen zowel de IT als de AV componenten monitoren en managen (niet slechts reactief maar ook proactief). Dit zal met name voor het AV deel van de infrastructuur leiden tot een verhoogde beschikbaarheid .